COMO FUNCIONA O PROCESSO DE APROVAÇÃO DE CONTAS?

O processo de aprovação de contas é um procedimento essencial para garantir a transparência e a correta gestão financeira das empresas. Ele segue normas específicas que variam conforme o tipo de sociedade. Neste artigo, explicamos como ocorre a aprovação de contas em sociedades por quotas e sociedades anónimas, além de abordar as obrigações legais e as consequências do não cumprimento dos prazos.

1 – O QUE É A APROVAÇÃO DE CONTAS?

A aprovação de contas consiste na análise e validação dos documentos financeiros de uma empresa no final de cada exercício. Esse processo é realizado pelos sócios em Assembleia Geral, garantindo que a empresa cumpra as suas obrigações legais e fiscais.

2 – A APROVAÇÃO DE CONTAS EM SOCIEDADES POR QUOTAS

Nas sociedades por quotas, o processo ocorre da seguinte forma:

• A Assembleia Geral pode ser convocada por qualquer um dos gerentes da sociedade;
• A convocatória deve ser enviada por carta registada com pelo menos 15 dias de antecedência.
• Caso o contrato social determine prazos diferentes para o envio da convocatória (superiores a 15 dias), esses prazos devem ser respeitados.
• O relatório de gestão e os documentos de prestação de contas devem estar disponíveis para consulta dos sócios na sede da empresa, durante o seu horário de expediente, desde o momento do envio da convocatória.

3 – A APROVAÇÃO DE CONTAS EM SOCIEDADES ANÓNIMAS

Nas sociedades anónimas, o procedimento apresenta algumas diferenças:

• A Assembleia Geral é convocada pelo presidente da mesa, salvo disposição contrária no contrato social.
• A convocatória deve ser publicada, exceto se todas as ações forem nominativas. Nesse caso, é possível o envio de cartas registadas ou a utilização do correio eletrónico com confirmação de leitura.
• O prazo entre a última divulgação e a Assembleia Geral deve ser de, pelo menos, um mês. Se a convocação for enviada por carta registada ou e-mail, o prazo mínimo é de 21 dias.
• Os documentos financeiros devem ser disponibilizados na sede da empresa para consulta pelos acionistas, durante os 15 dias anteriores à data da realização da assembleia.

4- REGISTO COMERCIAL E PUBLICAÇÃO DAS CONTAS

Após a aprovação das contas, a sociedade deve realizar o registo comercial dos documentos de prestação de contas. Além disso, a empresa deve disponibilizar, gratuitamente, os seguintes documentos:

• Relatório de Gestão;
• Relatório sobre a Estrutura e Práticas de Governo Societário (caso não esteja incluído no Relatório de Gestão);
• Certificação Legal de Contas;
• Parecer do Órgão de Fiscalização, quando aplicável.

Esses documentos devem estar acessíveis no site da empresa, caso exista, e também na sua sede social.

5 – REGISTO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS

O registo da prestação de contas é formalizado por meio da Informação Empresarial Simplificada (IES), que deve ser submetida até o 15º dia do sétimo mês após o encerramento do exercício anual.

Na sequência da aprovação de contas, a sociedade encontra-se ainda obrigada a proceder ao depósito e registo das mesmas junto do Registo Comercial.

6 – CONSEQUÊNCIAS DO NÃO CUMPRIMENTO DOS PRAZOS

O não cumprimento destas exigências legais pode gerar impactos negativos para a empresa, tais como:

1. Bloqueio de atos societários, incluindo alterações estatutárias;
2. Se a omissão do registo da prestação de contas ocorrer durante dois anos consecutivos, é causa de dissolução autónoma da sociedade, para efeitos de instauração oficiosa de procedimento administrativo de dissolução;
3. Na existência de um atraso superior a 9 (nove) meses na aprovação e depósito das contas, pode ser requerida a declaração de insolvência de sociedade devedora por parte de quem for legalmente responsável pelas suas dívidas, por qualquer credor ou ainda pelo Ministério Público.

Por isso, é essencial que a aprovação e o registo da prestação de contas sejam feitos dentro dos prazos legais para evitar sanções e garantir a conformidade da empresa.

CONCLUSÃO

A aprovação de contas é uma obrigação fundamental para qualquer empresa, pois assegura a transparência e a regularidade das suas operações financeiras. Cumprir os prazos e seguir as normas estabelecidas evita problemas jurídicos e mantém a empresa em conformidade com a legislação.